怎么做一份带截图的分步操作指南：免费的做法

做一份带截图的分步指南：先写下步骤，再给每个界面截一张图，用箭头或序号标出要点哪儿，然后把每张图贴到对应步骤下面。所有截图保持一样大小，保存前先把隐私信息打码。方法就这么多，工具只决定快慢。

下面是一套七步的做法，只用免费工具，任何 Windows 软件或网站都能用。另外还把自动录制工具 Scribe 和 Tango 拿来比了比（价格截至 2026 年 10 月）。

用什么做分步指南：快速对比

办法有两种：用截图软件自己一步步截，或者让自动录制服务记下你的点击。常见的选择对比如下。

偶尔写写指南，第一行的办法就够了。只有每周都要记录网页里的长流程，自动录制工具才划算。

第 1 步：截图之前先写步骤

先别截图。把任务完整做一遍，每个操作写成短短一行：动词，加上界面上的准确名称，比如“点设置”或“在搜索里输入发票号”。这份清单就是指南的骨架，也告诉你要截哪些界面。

然后把屏幕收拾干净，每张截图才清爽：

• 用演示数据。 用测试账号，后面要打码的地方就少。
• 关掉通知。 在 Windows 11 上打开“请勿打扰”（设置 → 系统 → 通知），免得弹窗被截进去。
• 收起不相关的东西。 关掉无关的标签页，把浏览器书签栏藏起来（Chrome 和 Edge 按 Ctrl + Shift + B）。
• 窗口大小和缩放比例定下来。 每一步都用同一个窗口、同一个缩放比例，截图才统一。

第 2 步：定一个截图尺寸，从头用到尾

尺寸一样的截图，在文档里排得整齐，每一步里的字也一样大。大小不一，就算内容没错，指南看着也像拼凑的。

在 Sleekshot 里，有两个办法保持尺寸一样：

1. 每次截同一个窗口。 按 PrtSc，鼠标移到软件窗口上，出现蓝色虚线框就点一下。只要不改窗口大小，每次截的尺寸都一样。
2. 用固定的范围。 拖出一个框，点小框里的 W × H 数字输入尺寸，或者选 HD（1280 × 720）这样的常用尺寸。拖动小框上的把手，可以挪动范围，大小不变。每一步都用同一组数字。

别把大显示器整个截下来。2560 像素宽的截图，缩到文档页面那么宽，界面上的字就小得没法看了。只截和这一步有关的那部分窗口。怎么让字清楚，见怎么截出高清截图。

第 3 步：一个界面一张截图，不是点一下一张

界面变了才要新截一张：新页面、对话框、展开的菜单。读者要在同一个界面上点三个地方的话，一张标了 1、2、3 的截图，比三张几乎一样的图清楚。

有两种情况要特别注意：

• 菜单和鼠标悬停的效果。 Sleekshot 没有延时截图。菜单在截图前就收起来的话，这一步可以改用 Windows 自带的截图工具：打开应用，选个延时，比如 5 秒，开始截图后，趁倒计时把菜单打开。
• 鼠标指针。 一般箭头比指针清楚。指针本身很重要的话，可以在 Sleekshot 设置里打开捕获鼠标光标（默认关着）。详见截图怎么带鼠标光标。

第 4 步：用序号、箭头和文字标出操作

每张截图都要让人一眼看出：我该点哪儿？Sleekshot 让你直接在停住的画面上画，每个工具按一个键就能用，所以图片存下来之前就已经标好了。

1. 按 S 用步骤工具，按顺序点，点到哪儿，哪儿就出现标着 1、2、3 的圆圈。
2. 只有一个目标时，按 1 画箭头。按 1 到 7 能在 7 种箭头之间切换。
3. 按 R 用方框框住输入框或面板，或者按 H 用荧光笔划出一行字。
4. 按 T 加一句短短的说明，比如“在这里填邮箱”。文字能拖动，滚鼠标滚轮能调字号。
5. 按 C 换颜色，粗细用鼠标滚轮调。

几条约定，能让指南更好懂：

• 正文里引用序号。 “点文件（1），再点导出（2）。”读者的眼睛能在文字和图片之间直接对上，不用找。
• 一种颜色只表示一个意思。 比如整份指南里，红色都表示“点这里”。
• 序号和箭头选一个。 同一步里两种记号都出现，读者会以为是两个操作。

要注意：箭头和形状画好后就不能挪了，按 Ctrl + Z 能撤销最后一个（只能撤一步，不能重做）。文字可以拖。标在哪儿最合适，见截图怎么加箭头和文字和截图怎么画箭头。

第 5 步：保存前把个人信息藏好

指南会被转发、发布、贴进公司知识库，所以每张截图都要看看有没有姓名、邮箱、客户资料、密钥和网址。别只盯着显眼的输入框：标签页标题、通知数字和地址栏，漏出去的东西往往比你想的多。

在 Sleekshot 里，按 B 用模糊给姓名和头像打码，按 F 用填充矩形盖住 API 密钥、密码这些能拿来登录的信息。实心色块还原不了，打了马赛克的字有时能被猜出来。详见截图怎么打码。

第 6 步：按顺序存文件

最快的办法是不存文件：在 Sleekshot 里按 Ctrl + C，直接贴到文档里对应步骤的下面。想留着原图，方便以后更新或做翻译版，就存成文件：

• 保存（Ctrl + S）会把文件命名成 Sleekshot yyyy-MM-dd HH-mm-ss。按名称排序，就是截图的先后，也就是步骤的顺序。
• 快速保存（Ctrl + Shift + S）不弹对话框，直接存到上次用的文件夹。一份指南建一个文件夹。
• 自动保存截图（设置 → 截图）会在每次复制时顺手存一个文件，既能贴进文档，又留着原图。
• PNG 是默认格式，也最适合界面截图，字清清楚楚。

第 7 步：把指南拼起来

好的指南，结构让人心里有数：标题直接说任务（“怎么把发票导出成 PDF”），一句话说做完能得到什么。然后是开始前要准备什么、带编号的步骤，最后应该看到什么。

每一步先写怎么操作，截图放在下面。一步只做一件事，界面上的名称照屏幕上的原样加粗。一步大概长这样：

3. 点“文件”（1），再点“导出”（2）。在对话框里选 PDF，然后点“保存”。
   [截图：“文件”菜单，标着圆圈 1 和 2]

按 Ctrl + V 贴截图。在 Word 和 Google 文档里，右键点图片就能加替代文字，方便用读屏软件的人，也方便图片加载不出来的读者。要把定稿发出去，就导出 PDF：Word 里选“文件 → 另存为 → PDF”，Google 文档里选“文件 → 下载 → PDF 文档（.pdf）”。

有人要把整个流程拼成一张图发到聊天里，看怎么拼接截图。流程有 20 步以上，或者跟时机有关，一段短视频往往讲得更清楚，两者怎么选见截图还是录屏。

Scribe、Tango，还是自己动手

Scribe 和 Tango 会跟着你在浏览器里的点击，自动生成分步指南，每点一下对应一张截图和一行字。做网页流程很快，但录桌面软件、编辑和导出都要付费。下面是它们价格页截至 2026 年 10 月写的内容：

适合用自动录制工具的情况： 每周都要记录浏览器里的长流程，指南放在共享空间里，团队也愿意付钱。适合自己动手的情况： 偶尔才写一份，要记录桌面软件，或者想让每张截图都按自己讲的方式裁剪、标注。自动生成的指南一般还得改：它们会记下每一次点击，包括读者用不着的那些。

Windows 和 Mac 自带的工具

不装任何软件也能做出像样的指南，只是步骤多一些。

• Windows 自带的截图工具。 按 Win + Shift + S 截一块，点右下角的缩略图打开编辑器，里面有笔、荧光笔，还有能画箭头和方框的形状。没有序号，也不能打码，所以序号写在正文里。截菜单时可以用延时。
• Windows 步骤记录器。 Windows 里还带着它，每点一下都存一张截图和一段文字说明。但微软 2023 年 11 月把它列为弃用，2024 年 2 月起在里面挂了提示横幅，打算删掉。微软建议改用截图工具、Xbox Game Bar 或 Clipchamp 录屏。
• Mac。 按 Shift + Command + 4 截一块，点缩略图打开“标记”，能加箭头、形状和文字，但没有序号。免费的 Sleekshot Mac 版有序号：按 ⌘ + ⇧ + 2 框选，按 S 选序号工具，按顺序点，就会出现 1、2、3 的圆圈。它还有真正的模糊，放错位置的序号也能选中挪开。

让指南一直不过时

界面总会改版。过时的截图比没有截图还糟，因为读者会照着做。三个习惯能让指南用得更久：

• 写上日期。 在开头写“2026 年 10 月核对”和软件版本。
• 留着原图。 一份指南一个文件夹，只要重截变了的步骤，尺寸一样就能直接替换。
• 重截之后再读一遍正文。 截图里改了名的按钮，必须和步骤里加粗的名称对得上。

发布之前，对照常见的截图错误检查一遍：对话框截了一半、字看不清、忘了遮住个人信息。